Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат. Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.
Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:
Формальные письма:
- Корпоративная переписка.
- Письма для деловых партнёров.
- Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.
Неформальные письма:
- Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
- Адресуются члену семьи.
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Основные составляющие письма:
- Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12 th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
- Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
- Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
- СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.
Основные элементы email:
- Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
- Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
- Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
- Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
- Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.
Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.
Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.
Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .
Структура делового письма
Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:
- Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
- Date (дата).
- Reference (ссылка).
- Salutation (приветствие).
- Body (главная часть).
- Closing (заключение).
- Signature (подпись).
- Typist initials (инициалы отправителя).
- Enclosures (приложения).
Общие правила написания делового письма
- Используйте правильный формат и приветствие.
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).
Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.
При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.
Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.
Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.
А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):
Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.
В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.
Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»
Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.
Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.
Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».
- Указывайте свою цель.
Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.
Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:
- Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
- Они лаконичны и не грубы.
- Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:
As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.
10 видов бизнес-писем
- Коммерческое письмо. Sales Letter.
Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.
- Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.
Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.
Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.
Информация об оплате также иногда включается в письмо.
- Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.
Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.
- Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.
Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.
Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.
- Письмо-запрос. Inquiry Letter.
Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.
Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.
- Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.
Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.
Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.
- Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.
Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.
Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.
- Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.
Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.
- Сопроводительное письмо. Cover Letter.
Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.
Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.
- Заявление об увольнении. Letter of Resignation.
Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.
Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.
Подсказки по написанию делового письма
- При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
- Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
- Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
- Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
- Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
- После вступления необходимо указать детали проблемы.
- Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
- Сообщите читателю о причинах принятого решения.
- Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
- Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
- Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
- Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
- Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
- Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
- Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
- В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
- Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
- Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
- При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
- Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
- Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.
И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).
Преимущества электронной почты
Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.
Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.
В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.
Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!
А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!
Окончание делового письма
В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:
Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.
Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:
«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»
Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.
Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.
Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!
Примеры выражений в конце делового письма :
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).
После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:
Name
Email Address
Phone Number
Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.
И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.
Примеры фраз для окончания делового письма
If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.
Клише деловых писем
В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.
- Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.
I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .
Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.
Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.
I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.
Sincerely yours,
- Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.
I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.
We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.
Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.
Примеры делового письма на английском
Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.
Первый пример.
Company Letterhead
Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016
June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip
Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.
Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.
Business Ed. Teacher
*Enclosure* (if needed)
Второй пример.
Organization Letterhead
March 16, 2016
Mr. Ernie English
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345
Dear Mr. English:
The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.
Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.
Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.
Lucy Letter
President
Заключение
Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!
С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:
- правильно оформленным
- коротким и содержательным
- написанным по существу
- написанным грамотно
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.
Структура делового письма
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.
Адрес
Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.
Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.
Дата
Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16
или 07/04/16
. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016
). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.
Обращение
- Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam . Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
- Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
- В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
- Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley ; Dear Prof. Atkinson .
Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:
Dear Mr Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
Dear Mr. Stevens:
Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.
Завершение письма:
- Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully .
- Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely .
- Ваша подпись.
Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:
Olga Smirnova (Ms)
- Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
- Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
- Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.
Стиль делового письма
В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I"m; it"s; don"t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
Старайтесь не использовать (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.
Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.
10 самых распространенных ошибок в деловых письмах
В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления.
Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте. “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!
Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер. Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.
- Краткость – сестра таланта
Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.
- Ничего личного!
Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.
- Шутки в сторону
Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным. Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.
- Скажите “ НЕТ ” эмоциональности
Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству! Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.
- Грамматика, орфография и пунктуация
Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.
- Не изобретайте велосипед
Формальные письма – царство клише. В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы. Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.
- Четкая структура.
Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт. Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.
Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры
Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.
“Обыкновенное” письмо
1. Информация об отправителе
Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе. Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:
- Свою фамилию и имя (в любом порядке)
- Занимаемую должность
- Название организации, в которой вы работаете
- Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
- Город и почтовый индекс
- Страну
Например:
2. Дата
После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:
- September 23, 2018;
- 23 September, 2018;
- 23 th September, 2018;
- September 23 th , 2018;
- 23Sept. 2018;
Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept . Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:
Соединяем 1 и 2 пункты:
Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:
- 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
- 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)
3. Информация о получателе
Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:
- Обращение, имя и фамилия.
Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr . , женщине – Mrs . (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине). В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms . в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.
- Занимаемая должность
- Название компании, в которой работает ваш адресат
- Номер дома и улица
- Город и почтовый индекс
- Страна
Приведем пример:
Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom
- Фраза–приветствие
При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:
Dear Ms . / Mr . + фамилия
Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:
Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern
Более того, существует вариант обращения по должности:
Dear Mr . President
Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:
Dear Alice ,
Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая. Например:
Dear Mr . Campbell ,
I am writing to you…
Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:
Dear Mr. Campbell:
I am writing to you…
4. Тело письма
Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.
Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.
Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):
После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.
Проиллюстрируем это на примере:
Dear Ms. Crossley, (приветствие)
I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).
И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:
Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:
- Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
- Следите за грамматикой. Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
- Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:
- Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения
5. Заключение
В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:
6. Подпись
Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:
- В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →
Yours sincerely,
John Braun
- В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→
Yours faithfully,
John Braun.
- Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →
Best wishes / Kind regards / Best Regards,
Например:
Best wishes,
John Braun
Приведем пример полноценного делового письма на английском:
Электронное письмо
На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:
- В электронных письмах нужно указывать тему письма
Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать. Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.
- В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
- Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
- В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.
Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее. Главное – никогда не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.
Изучите пример делового электронного письма:
Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!
1. “Подтяните” грамматику
Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.
2. Расширьте свой словарный запас
Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?
3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями
Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей. Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной). При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.
4. Читайте больше бизнес-литературы
Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.
5. Заведите словарик с полезными клише
Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.
6. Находите время для практики
Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!
Если вы все еще испытываете трудности при написании , не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!
В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.
Основные типы деловых писем
Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:
- Приглашение (The Letter of Invitation)
- Предложение (An Offer)
- Запрос (Enquiry Letter)
- Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
- Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
- Отчет (Statement)
- Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
- Благодарственное письмо – (Note of thanks)
- Письмо- требование
- Письмо- рекламация и т.д.
Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже:
А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)
Перевод письма:
B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)
С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)
Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.
Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.
Your faithfully,
…………….
Письмо-запрос
Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.
Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.
С уважением,
…………
Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени. Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.
Особенности деловой переписки
Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.
В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).
Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.
Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.
Во-первых, информация в деловом письме должна быть:
- Достоверной
- Актуальной
- Объективной
- Полной
- Корректной
- Логичной
- Не эмоциональной.
Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.
В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:
Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.
Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.
Структура делового письма на английском
Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.
Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:
Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.
После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения - двоеточие: Dear Mr. Philips).
Например:
Если отправитель известен:
Dear Mr Smith,
Dear Ann,
Если отправитель неизвестен:
Dear Sir or Madam,
Dear all,
Dear colleagues,
Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.
Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.
Несколько примеров:
I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.
We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.
I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.
Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:
First of all … – Прежде всего;
Firstly… – во-первых;
Secondly … – во-вторых;
Thirdly … — в-третьих;
Moreover – кроме того;
Finally … – в заключение;
В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.
В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:
Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.
Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:
Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.
If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.
Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely.
Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.
В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.
Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.
