Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Структура письма на английском языке:
- Адрес отправителя (sender’s address)
- Дата (date)
- Адрес получателя (inside address)
- Обращение (salutation)
- Вступление (opening sentence)
- Основной текст (body of the letter)
- Заключение (closing sentence)
- Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
- Подпись отправителя (signature)
- Приложение (enclosure)
Пример делового письма
Стандартные выражения в деловой переписке
| 1. Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
| 2. Вступление, предыдущее общение. | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| I apologise for not getting in contact with you before now… | Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам… |
| Thank you for your letter of the 5th of March. | Спасибо за ваше письмо от 5 Марта |
| With reference to your letter of 23rd March | Относительно вашего письма от 23 Марта |
| With reference to your advertisement in «The Times» | Относительно вашей рекламы в Таймс |
| 3. Указание причин написания письма | |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на … |
| 4. Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы … |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
| 5. Соглашение с условиями. | |
| I would be delighted to … | Я был бы рад … |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
| 6. Сообщение плохих новостей | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| 7. Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose … | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find … | В прикрепленном файле вы найдете… |
| We enclose … | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
| 8. Высказывание благодарности за проявленный интерес. | |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of … | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
| 9. Переход к другой теме. | |
| We would also like to inform you … | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about … | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about … | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
| 10. Дополнительные вопросы. | |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| 11. Передача информации | |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| 12. Предложение своей помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
| 13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to … | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| seeing you next Thursday | встречи с вами в Четверг |
| 14. Подпись | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно) |
| Yours sincerely, | (если имя Вам известно) |
Как отвечать на жалобы
English for Business_1
- Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
wrong here? - I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
- I can imagine that was terrible.
- I propose that we offer you some sort of compensation.
- I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
- That must have been dreadful.
- Could you tell me exactly what happened?
- I do apologize for our part in this.
Теперь вы отвечайте
English for Business-2
1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…
Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy
Навык общения на английском языке все чаще включают в требования к квалификации секретаря. Оформление письма на английском требует владение языком, знание этикета деловой переписки и традиций. Разберем на примерах.
Из статьи вы узнаете:
В английском языке существует несколько видов официальных сообщений. Для каждого прописаны свои правила построения текста. Основная цель - донести мысль до адресата. Чтобы ее реализовать, следуйте сложившимся правилам деловой переписки .
Скачайте документы по теме:
Оформление делового письма на английском: бланк и обязательные реквизиты
Во многих компаниях существуют фирменные бланки для деловой корреспонденции. Основным международным языком общения в сфере бизнеса считается английский. Разрабатывая форму или шаблон письма, сразу переведите его для переписки с иностранными партнерами.
Оформляйте официальное письмо на английском на бланке, который включает:
- эмблему (логотип) компании;
- полное наименование;
- род деятельности;
- почтовый адрес;
- номер телефона;
- названия представительств и филиалов с указанием городов и стран;
- банковские реквизиты.
Основное отличие от русскоязычного бланка - сведения об адресации ответа в шапке бланка. Например:
In reply please address the Chief Accountant. Ответ направьте главному бухгалтеру.
All letters to be addressed to the Director General . Все ответы адресуйте генеральному директору.
Если документ составляют на обычном листе, а не на фирменном бланке, адрес отправителя помещают в левом верхнем углу. Ниже пишут адрес получателя. Тремя строками ниже проставляют дату в формате день / месяц / год. При оформлении адреса запятые в конце строк не используют.
Правила оформления делового письма на английском языке требуют четкого форматирования текста. Все абзацы начинают от одной вертикальной линии. Красные строки не используются. Каждый абзац соответствует отдельному смысловому блоку. Белые поля расположены равномерно. Даже если текст состоит из одной–двух строк, их помещают в центре листа.
Оформление делового письма на английском: пример бланка
Бланк для ведения переписки с англоязычными партнерами разрабатывают для выполнения условий договоров и контрактов. В соглашении оговаривается условие переписки на двух языках. Это значит, что корреспонденция на русском и английском считается юридически равнозначной.
Универсальным вариантом считают оформление деловых писем на английском языке по образцам стандартов ISO 90-х годов. Эти правила применяются до настоящего времени.
Рис. 1. Оформление официального письма: образец заполненного бланка на английском
Правила оформления письма в английском языке: структура письма
Имя адресата.
Должность.
Название организации.
Номер дома, улица.
Город, почтовый индекс.
Mrs Barbara Stain
Chief manager
Terra Inc
25 Downing St
London SW1A 2AB
United Kingdom
день / месяц / год
Обращение
Варьируется в зависимости от пола и степени знакомства с адресатом.
К незнакомым людям:
Dear Sir / Madam / Sirs
К малознакомым людям:
Dear Mr. / Mrs. / Miss
Вступление
Вводное предложение: цель обращения и источник информации.
With reference to your advertisement in Publisher Journal
Основной текст
Пояснение целей и причин обращения, детали обсуждаемой проблемы, вопросы и оценка ситуации, пожелания и предложения.
Заключение
Благодарность за внимание, намерение продолжить переписку.
Please acknowledge receipt
(Пожалуйста, подтвердите получение)
Looking forward to hearing from you soon
(С нетерпением жду вашего ответа)
Формула вежливости
Общепринятое завершение письма (аналог русского «С уважением»).
К незнакомым людям:
Yours sincerely
К знакомым людям:
Yours faithfully
Подпись отправителя
Собственная подпись, имя, фамилия, должность.
Yours sincerely,
Aleksandr Klimov
Marketing Director
Alfa PLC
Приложение
Отметка о наличии приложения.
Inc. copy of supply contract
Правильное оформление письма на английском: образец структуры основной части
При составлении официального сообщения учтите, что все его части должны быть выстроены в определенной логической последовательности. Правила действуют не только на порядок обязательных реквизитов. Основная часть письма также обладает четкой структурой. Узнайте, как сделать сложный текст простым в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера ». Чтобы прочитать статьи оформите демодоступ к журналу на 3 дня.
Текст разбивают на смысловые абзацы, которые отделяют друг от друга двойным интервалом. Основные мысли сообщения при таком форматировании отслеживаются легче.
Таблица 2. Оформление основного текста письма на английском
|
Цель и причины обращения |
Оформление деловых писем на английском языке имеет свои особенности. Если секретарь знает о них, он сможет произвести хорошее впечатление на адресата, что положительно влияет на имидж компании. |
Умение вести деловую корреспонденцию актуально было в любые времена, а профессионалы, владеющие этими навыками в совершенстве, способны достичь высот карьерной лестницы, благодаря умению произвести впечатление на партнеров, заключить прибыльные (выгодные) сделки, сформировать неизгладимый имидж.
Деловая переписка на английском языке – это совокупность правил и особенностей, которые очень важно соблюдать, чтобы наладить эффективные партнерские отношения. Со временем сформировался определенный стиль деловой переписки на английском языке. Овладеть этим искусством, узнать подробности и тонкости ведения бизнес переписки Вам помогут курсы делового английского языка http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .
Правила деловой переписки на английском языке
Многим из нас, конечно же, известна стандартная схема написания писем – вступление, основная часть и заключение. Но в зависимости от того, какую информацию несет в себе письмо, соответственно и выбирается его структура и правила написания. И деловое письмо-не исключение. Познакомимся с его особенностями.
Структура письма
- Название фирмы и (или) адрес отправителя (heading of the letter and (or) sender"s address)
- Дата (date of the letter)
- Адрес получателя (recipient’s name and address)
- Вежливое обращение (polite greeting)
- Тема письма (subject)
- Приветствие и вступительная речь (introduction)
- Текст письма и раскрытие темы (body of the letter)
- Заключение (conclusion)
- Вежливое прощание (complimentary closing)
- Подпись отправителя от руки (signature)
- Напечатанная подпись (typed signature)
Соблюдение всех вышеперечисленных пунктов не является обязательным, возможно опущение некоторых из них. Однако, существенные и наиболее значимые части все же должны содержаться в каждом письме, так как они являются неотъемлемыми составляющими английского делового этикета.
Ниже приводится соответствующая схема оформления письма:
Также для ведения деловой переписки на английском языке важно соблюдать ряд правил ее написания и оформления, которых рекомендуется придерживаться для достижения поставленной цели – правильного составления делового письма. Некоторые незначительные отклонения допускаются и не являют собой серьезной ошибки. Итак, правила деловой переписки на английском:Предпочтителен формат бумаги или бланков A4 (качество бумаги также несет определенную информацию об отправителе и играет немаловажную роль)
Поля выбирайте 2,5 см со всех четырех сторон или 1 дюйм
Желательно использование стандартного шрифта такого, как Times New Roman (Arial)
Размер шрифта выбирайте 12-14, в зависимости от объема письма
После приветствия ставится запятая (к примеру, Dear Mr Smith,)
Рекомендуется одинарный отступ в абзацах
Между параграфами предпочтителен двойной отступ
Также двойной отступ используется между последним предложением и заключением письма (к примеру, Sincerely, Best wishes)
Для рукописной подписи аналогично оставляется несколько отступов
Лист бумаги необходимо сложить втрое (горизонтально) перед тем, как поместить письмо в конверт
Деловая переписка на английском. Примеры писем
Для более наглядного представления вышесказанного нам понадобятся примеры деловой переписки на английском языке.
А теперь более подробно рассмотрим составляющие фразы, из которых строится деловое письмо. Эти словосочетания задают деловой ритм и делают сообщение приятным и понятным при обмене информацией в бизнес сфере.
Фразы для деловой переписки на английском языке
Мастерство написания деловых писем заключается в правильном использовании зарекомендовавших себя фраз и выражений. Они помогают достичь нужного эффекта в деловом общении между партнерами. Это, своего рода, код хорошего тона, помогающий наладить контакт.
Деловая переписка на английском. Приветствие
В бизнес переписке недопустима фамильярность, поэтому приветственные слова должны выражать глубокое уважение и располагать к дальнейшему общению. Для этого вполне подходит «Dear Sir», но лучше выяснить имя человека, к кому идет обращение и написать «Dear Mr.John Smith» или «DearMs.Sarah Smith». В дальнейшем, когда связь уже налажена и, если это позволяют сложившиеся отношения, можно обратиться к адресату по имени «DearJohn».
Приветствие на английском языке в деловой переписке стоит начинать с благодарности за предыдущее письмо и (или) отмечая предыдущую переписку, электронное сообщение или встречу:
Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Thank you for contacting me… - Благодарим, что связались с нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Мы Вам очень благодарны за дополнительную информацию…
Further to our meeting... – В дополнение к нашей встрече…
With reference to your message… – Относительно Вашего сообщения…
Также окажется весьма полезной фраза «I am writing to...» для объяснения цели и причины составленного письма. Использование модальных глаголов поможет вам выразить свои намерения:
We would like to… – Мы бы хотели …
Could you, please … – Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я был бы рад/ благодарен …
Основной текст письма, в отличие от вводных слов приветствия и обращения, носит строгий и конкретный характер с четким изложением проблемы, которая побудила вас написать письмо. Информация пишется, как правило, с новой строки и, что примечательно для английских бизнес писем, без «красной строки», то есть отступа, как это принято в русском языке.
В конце письма будут уместны такие замечательные фразы, как:
We look forward to a successful working relationship in the future – В надежде на успешное сотрудничество в будущем.
Your early reply will be appreciated – Заранее благодарны за скорый ответ.
Awaiting your prompt reply – В ожидании скорейшего ответа.
Завершается письмо чаще всего словами «Yours sincerely»- «Искренне Ваш» в том случае, если вам известен человек, к кому идет обращение. В обратном случае лучше употребить «Yours faithfully» с тем же значением.
Обязательно проверьте написанное письмо на наличие грамматических, орфографических ошибок и соблюдение стилистических норм.
Деловая переписка на английском языке. Образцы
Деловая переписка на английском языке включает в себя образцы приглашений на различные собеседования, бизнес-конференции, деловые встречи, на участие в проектах:
Соблюдая все правила написания делового письма и используя стандартные выражения, Вы с легкостью освоите мастерство ведения бизнес-корреспонденции всего за несколько уроков.
Copyright сайт © - Данная новость принадлежит сайт, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"
Почитать ещё:
В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.
Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.
Адрес отправителя
Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.
Дата
С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:
- October 29, 2017;
- 29 October, 2017;
- 29 th October, 2017;
- October 29 th , 2017;
- 29 Oct. 2017;
- 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
- 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)
Реквизиты получателя
Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.
*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.
Приветствие
Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.
Основная часть
Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.
Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.
Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.
Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.
Заключение
Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.
| Пример | Перевод |
| Please acknowledge receipt… | Пожалуйста, подтвердите получение… |
| If you have any questions, do not hesitate to contact us. | Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам. |
| Thanking in advance. | Заранее благодарим. |
| We value your custom highly. | Нам очень важно сотрудничество с вами. |
| Please contact us again if we can help in any way. | Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь. |
| Thank you and we are looking forward to hearing from you. | Спасибо вам, ожидаем вашего ответа. |
Подпись
Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:
- Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
- Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
- Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.
| Yours faithfully,
Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license |
Yours sincerely,
Vadim Grachev Sales Manager Enc . Catalogue |
Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.
Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.
Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы
Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.
Заявление
Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.
Полноценное заявление выглядит следующим образом.
| Artem Kosarev
Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper. I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully, |
Запросы и просьбы
Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.
| Пример | Перевод |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| Please inform us … | Просим информировать нас… |
| We are writing to enquire about … | Мы просим сообщить о… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы… |
| We should appreciate your sending to us … | Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам… |
| Could you please send me … | Не могли бы выслать мне… |
| Can you give me some information about… | Могли бы вы дать мне информацию о… |
| Could you send me more details… | Не могли бы вы выслать подробную информацию… |
Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.
| Dear Mr Brams
I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you and I am looking forward to hearing from you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation |
Жалоба
Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.
В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.
| Dear Ms Melts,
I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service. On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray |
Ответы и извинения
Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.
| Пример | Перевод |
| Thank you for bringing the problem to our attention. | Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме. |
| We are very sorry to hear that… | Нам очень жаль слышать, что… |
| Please accept our apologises for… | Просим принять наши извинения за … |
| You have my assurance that… | Я уверяю вас, что… |
| Please be assured that we will… | Будьте уверенны, что мы… |
| To compensate for the inconvenience caused… | Для компенсации причиненных неудобств… |
Рассмотрим пример.
| Dear
Mr
Murray
,
Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service. Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow. To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley |
Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!
Просмотры: 1 065
Стандартный формат официального письма предусматривает несколько важных моментов в его написании, тем не менее надо стараться, чтобы ваше формальное письмо на английском было как можно более простым, ясным, только по делу и не усложнять его длинными предложениями, не использовать слишком узко специфическую лексику, которую не все понимают, не вставлять старомодные выражения.
Также надо учитывать, формальное письмо на английском не может использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good и тому подобные.
Адреса в официальном письме
Стандартное английское официальное письмо начинается с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо.
Слева и ниже пишется имя и получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.
Дата
Потом пишется дата. Ее допустимо ставить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время уже стали более свободные, но чтобы не перепутать число с месяцем, месяц лучше прописывать словом: 1 March 2014, 1st March 2014
Приветствие
Очень важно: используйте всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss
Некоторые пишут без титула: Dear Jane Empson, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear Dr. House
Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam) . Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали. Если указывалось имя — значит концовка письма будет: «Yours sincerely,» . Если sir or madam — «Yours faithfully,» . Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия.
После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.
Суть письма
Суть письма должна быть изложена четко, коротко, только по делу. Текст разбивается на параграфы. Человек, которому вы пишете, может быть завален письмами, так что если он получит три страницы плотно исписанного текста, то скорее всего ваше письмо закончит свою жизнь в мусорной корзине. Письмо должно быть прочитано за несколько секунд, так что не используйте никакой лишней информации, тем более той, которая приложена к письму отдельно.
Проверьте свое формальное письмо на английском
Очень тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя.
Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should , но не злоупотребляйте, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных и даже старомодных.
Следующая таблица выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском для заказчика, подрядчика, поставщика.
Помните, что первое впечатление очень важно, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые вам могут помочь добиться своей цели.
I appreciate your understanding, and I look forward
to welcoming you back to the site soon.
Формальное письмо на английском — пример (кликайте, чтобы увеличить) Sources: Birmingham City University Highly experienced EFL teacher Kate from
